Management Assistant FR/NL

Functie

• Agendabeheer en telefonische oproepen
• Sorteren en opvolgen van briefwisseling
• Organiseren van meetings, dîners ,...en versturen van uitnodigingen
• Reserveren van zalen/materiaal, maaltijden
• Reserveren van vluchten, treinen, ...
• Administratieve ondersteuning bij de voorbereiding van documenten (Word, Powerpoint), informatiebrieven, presentaties
• Mailings maken naar klanten en up to date houden van contacten
• Opslaan van documenten in de ad-hoc files
• Organiseren van algemene vergaderingen, raden van bestuur
• Opvolgen van notariële acten en gerelateerde documenten
  
  

Jouw profiel

• U hebt een vorming op het niveau van bachelor (in beheer, boekhouding of rechten) of een eerste ervaring van enkele jaren in een gelijkaardige functie
• U hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en het Engels. Kennis van het Frans is een bijkomend voordeel.
• U kunt vlot overweg met Word, Powerpoint en Excel
• U bezit organisatietalent en werkt nauwgezet
• U bent discreet, gemotiveerd, flexibel en kunt autonoom werken
• U hecht belang aan team spirit en collegialiteit
• U bent geïnteresseerd door de bedrijfs- en immobiliënwereld alsook de financiële sector.

• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• De activiteiten van een team coördineren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren

Aanbod

• interim opdracht gevolg door en onpebaalde duur contract
• Interessant loon pakket

Solliciteren

323 JETTE
+32 (0)2 612 13 90